PENGURUS DAN PENGURUSAN

UNIT 2: PENGURUS DAN PENGURUSAN


2.0 Pengenalan


Seseorang yang menggerakkan matlamat organisasi kepada kejayaan dengan menggunakan sumber-sumber yang ada secara cekap dan berkesan boleh dianggap sebagai seorang pengurus. Mereka ini tidak semestinya diberi gelaran pengurus tetapi sesiapa sahaja termauk ibubapa, ketua-ketua jabatan, ketua unit dan manusia lain yang terlibat dalam aktiviti mencapai matlamat dengan menggunakan sumber-sumber tertentu adalah dianggap sebagai seorang pengurus. 


Sebagai contohnya ibubapa. Mereka mempunyai matlamat dalam keluarga agar ahli dalam keluarganya berjaya seperti anak-anak berjaya dalam pelajaran. Jadi mereka akan menggunakan sumber yang ada seperti wang dan keperluan lain agar dapat membantu   mendidik anak-anak supaya berjaya dalam pelajaran.  Di sini, keluarga adalah umpama organisasi, manakala ibubapa tadi diibaratkan sebagai pengurus kerana cuba menggerakkan matlamat organisasi kepada kejayaan dengan menggunakan sumber wang dan keperluan lain lagi.

Sebenarnya, kita tidak dapat lari daripada mengurus dan diurus. Tetapi apakah yang anda faham mengenai pengurusan? Pengurusan adalah satu bidang yang meluas dan amalan pengurusan yang diamalkan oleh setiap pengurus adalah berbeza di antara satu organisasi dengan organisasi yang lain. Begitu juga kalau kita lihat dalam keluarga yang berbeza, ketua keluarga iaitu ibubapa akan mentadbir dan menguruskan keluarga mengikut cara masing-masing. Contoh yang lain pula ialah bagaimana seorang Pengarah Politeknik mengurus organisasinya berbanding dengan seorang doktor yang mengurus para pesakitnya.

2.1  Pengurusan dan Organisasi

Pengurusan adalah aktiviti yang dijalankan oleh pengurus dalam menguruskan sumber-sumber yang terdapat dalam organisasi. Organisasi pula merupakan sesuatu yang penting dalam kehidupan manusia sehari-hari kerana dengan adanya organisasi kita dapat mencapai objektif hidup kita. Sebagai contoh, anda membeli pakaian di pasaraya, makan di restoran, mengeluarkan dan menyimpan wang di bank dan menghantar surat melalui pejabat pos. Ini bermakna kehidupan kita sehari-hari banyak bergantung kepada organisasi, maka pengurusan organisasi yang cekap tidak kira awam atau swasta diperlukan oleh setiap individu kerana ia dapat melancarkan lagi urusan hidup manusia.

2.2     Definisi istilah-istilah penting

2.2.1 Pengurusan

Satu proses di mana pengurus merancang, menyusun, mengarah atau memimpin dan mengawal sumber-sumber organisasi dengan cekap dan berkesan bagi mencapai objektif yang telah ditetapkan.

Daripada definisi tersebut, terdapat beberapa elemen penting yang ada pada satu proses pengurusan, iaitu:

a) Prinsip-prinsip pengurusan iaitu perancangan, penyusunan, pengarahan dan pengawalan.

b) Sumber-sumber organisasi - sumber organisasi terdiri daripada manusia atau pekerja, kewangan, peralatan, maklumat, kemahiran dan bahan mentah.

c) Organisasi - sekumpulan individu yang saling bekerjasama di antara satu sama lain dalam mencapai matlamat.

d) Cekap - keupayaan seseorang pengurus melakukan sesuatu perkara dengan baik di mana pengurus dapat mencapai output yang maksima dan dapat meminimakan kos. Pengurus yang cekap dapat mengurangkan pembaziran dalam organisasi.

e) Keberkesanan - pengurus dapat memilih dan melaksanakan sesuatu yang tepat dan betul dan perkara tersebut memberi faedah kepada organisasi dan mendapat hasil yang diharapkan.

f) Objektif – perkara atau sasaran yang cuba dicapai oleh organisasi pada masa hadapan.

2.3              Tingkat atau tahap pengurus dalam organisasi

Pada umumnya, pengurus menjalankan fungsi pengurusan yang sama tetapi penekanan adalah berbeza bergantung kepada kedudukan mereka dalam organisasi. Jenis pengurus dan cara pengurusan mereka dipengaruhi oleh dua perkara berikut:

2.3.1 Peringkat atau tahap di dalam organisasi.

2.3.2 Kumpulan aktiviti atau fungsi yang dijalankan.

2.3.1 Pengurusan mengikut tahap atau peringkat

a) Pengurus Bawahan atau Peringkat Pertama

Pengurus pada tahap ini berada pada tahap paling bawah dalam hirarki organisasi. Mereka bertanggungjawab secara langsung keatas tugas operasi dan kakitangan sokongan organisasi. Kakitangan di bawah kawalan mereka terdiri daripada semua kakitangan bukan pengurusan. Tanggungjawab utama mereka adalah memastikan operasi harian adalah berjalan dengan lancar Contoh pengurus ini adalah seperti penyelia, ketua unit atau ketua kerani.

b)  Pengurus Pertengahan

Pengurus ini mengarah kegiatan pengurus lain, juga pekerja di tahap bawah. Mereka memastikan kegiatan organisasi dilakukan sebagaimana yang termaktub dalam polisi dan matlamat pertubuhan. Pengurus pertengahan perlu mengimbangi keperluan penyelia  di peringkat bawahan dan keupayaan pekerja bawahan. Pengurus pertengahan juga perlu mengikut segala arahan yang dikeluarkan oleh pihak atasan. Contoh bagi pengurus peringkat pertengahan adalah seperti pegawai eksekutif, pengurus cawangan dan pengurus-pengurus jabatan.

c)  Pengurus Atasan

Pengurus ini bertanggungjawab terhadap keseluruhan pengurusan dan pentadbiran organisasi. Mereka merangka polisi dan mengawasi perhubungan organisasi dengan persekitaran. Mereka juga yang merancang segala aktiviti untuk keseluruhan organisasi. Contoh bagi pengurus ini adalah seperti Ketua pegawai eksekutif, Pengarah urusan serta presiden.

   

     2.3.2  Pengurusan Mengikut Aktiviti atau Fungsi

               

Setelah kita memahami pengurusan mengikut tahap, maka kita akan mempelajari pula pengurusan mengikut aktiviti atau  fungsi. Ia terbahagi kepada 2:

a)      Pengurus fungsi - Pengurus ini bertanggungjawab kepada satu bidang aktiviti atau satu fungsi dalam organisasi seperti pengurus pengeluaran, pengurus kewangan dan pengurus pemasaran.

b)  Pengurus am - Pengurus ini bertanggungjawab kepada semua bidang dalam aktiviti dalam organisasi. Pengurus ini bertanggungjawab untuk kesemua aktiviti yang berlaku. Contohnya pengurus am adalah seperti pengarah urusan dan presiden dalam sesebuah persatuan.

2.4  Ciri-ciri organisasi

2.4.1 Mempunyai identiti yang tersendiri

Setiap organisasi yang dibentuk akan melambangkan identiti mereka yang tersendiri. Sebagai contoh pusat pengajian  tinggi, hospital dan jabatan kerajaan. Di mana setiap organisasi ini  mempunyai peranan, kemudahan, fungsi dan objektif yang tersendiri yang akan melambangkan organisasi tersebut.

2.4.2 Mempunyai tingkat hirarki

Tidak kira organisasi tersebut kecil atau besar, swasta atau kerajaan, ia mempunyai tingkat hirarki atau autoriti. Bagi organisasi yang besar ia mungkin mempunyai lebih banyak tingkat autoriti berbanding dengan organisasi yang kecil.

2.4.3 Mempunyai pembahagian kerja

Dalam sesebuah organisasi, pembahagian kerja dilakukan berdasarkan jenis pekerjaan dan bahagian yang diwujudkan seperti pengeluaran, pemasaran dan kewangan. Ini adalah untuk melicinkan lagi perjalanan organisasi tersebut.

2.4.4 Sistem pengawasan dan kawalan

Bagi memastikan perjalanan organisasi adalah teratur seperti yang dirancangkan, organisasi perlu mewujudkan satu sistem pengawasan dan kawalan bagi setiap aktiviti yang dilaksanakan dalam organisasi. Sistem kawalan ini adalah seperti peraturan, prosedur, dasar dan polisi organisasi. Ini bagi memastikan setiap pekerja dalam organisasi mengetahui sesuatu perkara tersebut dengan jelas.

2.5  Proses Pengurusan

Proses pengurusan melibatkan beberapa prinsip yang perlu dilaksanakan oleh seorang pengurus dalam menguruskan sesebuah organisasi bagi memastikan perjalanan organisasi

adalah lancar. Prinsip-prinsip tersebut ialah:

2.5.1 Perancangan

Sebelum pihak pengurus memulakan aktiviti-aktivit organisasi, perancangan hendaklah dibuat terlebih dahulu berkaitan dengan apa yang akan dilaksanakan. Perancangan melibatkan beberapa elemen:

a)   Objektif dan tujuan: Pengurus akan menetapkan dan mengenalpasti perkara yang ingin dicapai oleh organisasi tersebut selaras dengan matlamat penubuhan organisasi

b)   Menentukan tindakan - tindakan atau strategi yang akan dilakukan bagi mencapai objektif tersebut.

Secara ringkas, perancangan merujuk kepada pengurus menetapkan apa yang akan dilakukan, objektif  tindakan tersebut dan strategi yang akan diambil bagi melaksanakan tindakan tersebut.

2.5.2 Penyusunan (Pengorganisasian)

Penyusunan melibatkan kerja-kerja menstrukturkan sumber organisasi seperti sumber manusia dan bukan manusia supaya perancangan yang ditetapkan dapat dicapai. Penyusunan ini termasuklah membahagikan kerja-kerja yang akan dilakukan oleh pekerja samada mengikut aktiviti, tingkat autoriti dan penyelarasan melalui peraturan dan dasar organisasi.

2.5.3 Pengarahan dan Kepimpinan

Pengurus mengamalkan prinsip pengarahan dengan memberikan panduan, bimbingan dan perangsang kepada pekerja untuk mencapai matlamat organisasi. Fungsi pengarahan dan kepimpinan melibatkan aktiviti mempengaruhi dan memimpin pekerja bagi mendapatkan satu tingkahlaku yang diperlukan untuk mencapai matlamat organisasi. Untuk mempengaruhi pekerja, pengurus perlulah memberi dorongan, memimpin dan berkomunikasi dengan pekerja.

2.5.4 Pengawalan

Pengawalan merujuk kepada langkah-langkah mengawasi prestasi, membandingkan keputusan yang didapati dengan matlamat yang telah ditetapkan dan merancang tindakan-tindakan pembetulan bagi memperbaiki kesilapan yang berlaku. Fungsi pengawalan ini penting kerana dengan melaksanakan kawalan, akan dapat mengetahui jika adanya kesilapan yang menyebabkan aktiviti tidak dapat dilaksanakan dan objektif tidak dapat dicapai.

2.5.5 Penstafan dan Perancangan Sumber Manusia

Aset yang terbaik dalam organisasi adalah sumber manusia kerana sumber manusialah yang menggerakkan aktiviti organisasi. Dengan itu pengurus perlulah memikirkan siapa, di mana dan apakah yang diperlukan. Untuk menjamin kesetiaan pekerja kepada organisasi, pengurus perlu memikirkan apakah yang dapat ditawarkan oleh organisasi kepada pekerja seperti keadaan tempat kerja, ganjaran, program pembangunan diri dan penilaian prestasi pekerja. Ini adalah untuk menjamin keselesaan pekerja dalam organisasi.

Secara keseluruhannya, bolehlah disimpulkan bahawa, fungsi-fungsi pengurusan yang dilaksanakan oleh seseorang pengurus dalam sesebuah organisasi adalah terdiri daripada perancangan, penyusunan, pengarahan, pengawalan dan penstafan.

2.6 Jenis Kemahiran Dalam Pengurusan

Robert L. Katz telah mengenalpasti tiga jenis kemahiran asas yang perlu dimiliki oleh seorang pengurus. Kemahiran ini terdiri daripada berikut:

2.6.1 KemahiranTeknik

Kebolehan menggunakan peralatan, peraturan dan prosedur dan teknik dalam sesuatu pekerjaan atau bidang, kemahiran asas yang membantu pengurus memahami bagaimana kerja-kerja tersebut dilakukan.

2.6.2 Kemahiran Kemanusiaan

Kebolehan bekerja dengan memahami dan merangsang orang lain. Perhubungan sosial dan individu antara pengurus dengan pekerja agar dapat menjadi teladan kepada mereka agar berupaya menjadi ikutan orang lain.

2.6  3 Kemahiran Konsep

Kebolehan atau keupayaan pengurus untuk memikir dan menyelaras serta mencampurkan kegiatan unit yang berbeza. Keupayaan melihat secara keseluruhan unit dalam organisasi dan perkaitannya antara satu sama lain. Membolehkan pengurus mengambilkira kesemua kepentingan organisasi.

Kemahiran-kemahiran lain yang perlu dikuasai ialah seperti kemahiran berkomunikasi di mana seorang pengurus perlu tahu cara untuk berkomunikasi dengan para pekerja bagi merapatkan perhubungan dengan pekerja.

Kemahiran dalam membuat keputusan juga penting kerana pengurus perlu banyak membuat keputusan–keputusan penting bagi organisasi. Keputusan yang dibuat oleh pengurus akan memberi kesan kepada organisasi secara keseluruhan.

Kemahiran-kemahiran ini boleh dikaitkan dengan tahap atau tingkat pengurusan dalam organisasi bagi menentukan anggaran masa dan tenaga yang digunakan oleh seseorang pengurus.

2.7  Peranan Pengurus

Terdapat tiga peranan utama dan sepuluh peranan khusus yang dimainkan oleh pengurus mengikut Henry Mintzberg (Ivancevich et al. 1997).

2.7.1 Peranan Antara Perorangan atau Penghubung Antara Individu

Peranan ini melihat pengurus sebagai seorang yang membantu mewujudkan dan membina perhubungan yang baik di antara pengurus sesama pengurus dan pengurus dengan pekerja. Terdapat tiga peranan khusus dalam melaksanakan tugas sebagai penghubung antara individu:

a)      Sebagai Ketua atau Orang Terpenting

Apabila pengurus dilantik sebagai ketua jabatan, ketua organisasi atau ketua  cawangan, mereka merupakan individu yang berkedudukan memimpin individu yang lain dan sentiasa diperlukan oleh pekerja dalam setiap majlis atau aktiviti yang dianjurkan oleh organisasi. Dengan adanya penglibatan ketua ini, akan merapatkan lagi perhubungan individu-individu yang lain dalam organisasi. Walaupun peranan ini tidak melibatkan keputusan atau perkara yang penting tetapi ia penting bagi mengeratkan perhubungan dan rasa tanggungjawab sebagai seorang ketua yang dihormati. Sebagai contoh pengurus menghadiri majlis-majlis perasmian, menghadiri mesyuarat, melayani tetamu dan majlis perkahwinan pekerja-pekerja.

b)      Sebagai Pemimpin

Setiap pengurus memainkan peranan sebagai  pemimpin yang mendorong, memotivasi dan mengalakkan pekerja untuk bekerja. Dalam melaksanakan peranan ini pengurus perlu sentiasa bekerja dan berusaha untuk memperbaiki prestasi pekerja, mengurangkan konflik dan memberi Maklum balas terhadap prestasi pekerja. Pengurus juga perlu melaksanakan aktiviti pengawalan bagi memastikan semua aktiviti berjalan dengan lancar

c)      Sebagai Pegawai Perhubungan

Pengurus juga perlu mengadakan hubungan dengan pihak luar untuk mendapatkan maklumat mengenai perkembangan-perkembangan yang berlaku di luar organisasi. Pengurus perlu berinteraksi dengan pengurus dan pihak lain seperti pembekal dan pelanggan.

2.7.1 Penyebar Maklumat

Pengurus sebagai penyebar maklumat berfungsi sebagai individu yang menerima dan menghantar maklumat kepada pekerja.

a)      Sebagai Pengawas

Pengurus berperanan untuk mencari maklumat-maklumat di persekitaran dalaman dan luaran organisasi mengenai isu-isu semasa, perubahan, peluang dan masalah yang boleh memberi kesan kepada organisasi. Dengan adanya maklumat ini akan dapat membantu organisasi untuk bersaing dengan organisasi yang lain. Pengurus boleh mendapat maklumat semasa menghadiri seminar, persidangan ataupun dalam komunikasi secara tidak langsung. Contohnya maklumat mengenai perubahan fesyen remaja boleh didapati melalui pemerhatian terhadap cara remaja berpakaian ataupun melalui majalah-majalah remaja. Ini dapat membantu pengurus mengeluarkan pakaian yang menepati citarasa remaja.

b)      Penyebar atau Penyampai

Peranan ini merujuk kepada pengurus bertindak untuk menyampaikan semua maklumat yang diperolehi kepada semua individu yang memerlukan maklumat tersebut.  Maklumat-maklumat ini mestilah ditapis dahulu oleh pengurus untuk memastikan maklumat yang disampaikan adalah yang tepat dan boleh digunakan oleh pekerja. Maklumat yang disampaikan mungkin merupakan maklumat daripada pihak luar yang perlu disampaikan kepada unit-unit yang ada dalam organisasi ataupun maklumat tersebut maklumat yang didapati daripada pekerja dalam organisasi dan disampaikan kepada pekerja yang lain yang mungkin memerlukan maklumat tersebut.

c)      Sebagai Jurucakap

Peranan jurucakap adalah berkaitan dengan aktiviti menyampaikan sebahagian maklumat kepada mereka yang berada diluar daripada unitnya. Penyampaian maklumat ini mungkin terdiri dari dasar, rancangan tindakan dan keputusan organisasi. Contoh penyebaran maklumat dalaman adalah seperti isu tuntutan gaji pekerja kepada pihak majikan. Manakala penyebaran maklumat luaran ialah seperti pengurus memberi pandangan kepada pihak luar mengenai sesuatu isu seperti kenaikan gaji pekerja. Dengan kata lain pengurus mewakili organisasi dalam menyebarkan maklumat bagi organisasi.

2.7.3 Sebagai Pembuat Keputusan

Membuat keputusan adalah satu peranan penting yang seharusnya dilakukan oleh pengurus dengan bijak berkaitan dengan setiap aktiviti yang akan dilaksanakan dalam organisasi. Terdapat empat peranan khusus yang seharusnya dimainkan oleh pengurus dalam melaksanakan peranannya sebagai pembuat keputusan:

a)      Sebagai Usahawan

Pengurus seharusnya memiliki sifat-sifat yang sebagaimana yang terdapat pada usahawan seperti rajin, kreatif, berpandangan jauh, sanggup menerima risiko dan amanah. Dengan adanya sifat-sifat ini, pengurus dapat meningkatkan prestasi organisasi dengan cara menimbulkan idea-idea yang kreatif bagi perkembangan organisasi. Sebagai contoh pengurus memperkenalkan sistem pembayaran gaji yang lebih baik dan adil kepada pekerja berdasarkan beban kerja dan pengalaman kakitangan dan bukannya kepada status kakitangan.

b)      Sebagai Pengawal Gangguan

Pengurus juga mesti sentiasa peka dengan perubahan-perubahan yang berlaku dalam hubungan pekerja-pekerja dalam organisasi seperti masalah dengki dan berpuak-puak dan masalah-masalah luaran seperti kekurangan peralatan, mogok dan rusuhan. Pengurus perlu segera menyelesaikan masalah ini agar tidak merebak dan tindakan yang diambil juga mestilah tidak merugikan mana-mana pihak.

c)      Sebagai Pengagih Sumber

Pengurus menentukan bagaimana dan kepada siapa sumber serta masa pengurus itu akan diagihkan. Pengagihan melibatkan kewangan, peralatan dan aset-aset lain yang terdapat dalam organisasi. Pengagihan ini mestilah dilakukan dengan adil supaya semua pihak berpuashati. Sebagai contoh pengurus menentukan jangkamasa dan siapa yang akan mengendalikan dalam menyiapkan satu-satu projek.

d)     Sebagai Perunding

Pengurus melaksanakan peranan sebagai perunding di mana pengurus akan mewakili organisasi atau unitnya dalam setiap perundingan yang melibatkan bidang tanggungjawab mereka. Perundingan hanya boleh dilakukan oleh pengurus kerana hanya pengurus yang mempunyai maklumat dan kuasa membuat perundingan. Sebagai contoh pengurus berunding dengan kesatuan-kesatuan sekerja berkaitan dengan isu gaji pekerja.