PEMBUATAN KEPUTUSAN

UNIT 12: PEMBUATAN KEPUTUSAN

12.0 Pengenalan

Membuat keputusan merupakan perkara penting dalam kehidupan seseorang individu terutama bagi seorang pengurus. Seorang pengurus tidak dapat lari daripada  membuat keputusan sama ada keputusan itu adalah mudah atau lebih kompleks. Keputusan yang dibuat oleh seseorang pengurus akan menentukan jatuh atau bangunnya sesebuah organisasi.

12.1 Definisi

·               Keputusan merupakan pilihan yang dibuat di antara dua ( 2 ) atau lebih  alternatif yang ada.

·               Satu proses mengenalpasti dan memilih alternatif atau tindakan bagi menyelesaikan masalah yang dihadapi.

12.2  Keperluan Membuat Keputusan

·                  Seperti banyaknya keputusan yang dibuat oleh individu setiap hari, pengurus juga perlu membuat pelbagai keputusan bagi melancarkan perjalanan organisasi. Disebabkan oleh kepelbagaian keputusan yang perlu dibuat oleh pengurus dalam organisasi maka perlu ditentukan beberapa aspek bagi menentukan siapa yang penting bertanggungjawab dalam membuat keputusan organisasi. Aspek yang dibentuk bergantung kepada dua ( 2 ) faktor  iaitu skop keputusan yang hendak dibuat dan tahap pengurusan.

·                  Skop keputusan adalah merujuk kepada peratus bahagian daripada sistem pengurusan keseluruhan yang mendapat kesan daripada keputusan yang dibuat. Semakin besar bahagian-bahagian ini, maka lebih besar skop sesuatu keputusan.

·                  Lebih luas skop sesuatu keputusan, lebih tinggi tahap pengurus yang bertanggungjawab untuk membuat keputusan tersebut.

12.3     Jenis dan Keadaan Dalam Membuat Keputusan.

12.3.1 Jenis Keputusan

a)  Keputusan Terprogram

·         Apabila pengurus membuat keputusan bagi perkara rutin dan berulangkali. Keputusan-keputusan yang dibuat juga adalah bagi masalah yang mudah untuk diselesaikan. Pengurus hanya mengikut panduan-panduan yang disediakan dalam organisasi dalam menyelesaikan masalah tersebut. Keputusan ini juga membolehkan pengurus membuat keputusan yang sama bagi masalah yang sama

b)      Keputusan Tidak Terprogram

·            Keputusan ini selalunya dibuat bagi mengatasi masalah besar dan jarang berlaku. Keputusan ini juga membabitkan fakta-fakta yang tidak diketahui  dan dibuat bagi masa-masa yang tertentu sahaja. Pengurus yang terpaksa membuat keputusan ini memerlukan perhatian yang penuh dan serius dan mengambil kira banyak faktor sebelum mengambil satu-satu keputusan.

12.3.2 Keadaan Membuat Keputusan

a)    Kepastian

·           Pengurus mengetahui apa yang akan berlaku di masa hadapan.  Pengurus mempunyai mempunyai maklumat yang benar, dipercayai dan tepat. Pengurus juga mempunyai pengetahuan yang cukup dan lengkap mengenai sesuatu perkara dan ini membolehkan mereka menyenaraikan hasil-hasil yang akan diperolehi  bagi setiap alternatif yang ada. Contohnya, hasil yang akan diperolehi oleh organisasi jika membuat pelaburan dalam bidang kewangan.

b)      Risiko

·            Keupayaan pengurus untuk meramal adalah sukar. Ini adalah kerana pengurus mempunyai maklumat yang  hanya cukup untuk menganggarkan hasil sesuatu keputusan tanpa mempunyai maklumat yang lengkap. Mempunyai kesan ke atas tindakan yang akan dilakukan samada berjaya atau pun tidak berjaya. Sebagai contoh, pengambilan pekerja baru secara besar-besaran untuk meningkatkan jualan.

  

c)          Ketidakpastian

·               Dalam keadaan ini pengurus tidak mempunyai maklumat langsung berkaitan hasil dan kesan daripada sesuatu alternatif. Keadaan ini biasanya berlaku apabila pengurus tidak mempunyai data atau maklumat langsung berkaitan dengan apa yang akan berlaku pada masa hadapan Maka pengurus .perlu membuat keputusan yang amat penting dan berupaya untuk berfikir secara kritis. Sebagai contoh, keputusan organisasi untuk memperkenalkan suatu produk atau perkhidmatan baru..

12.4   Teknik Membuat Keputusan Secara Berkumpulan

·         “Brainstorming”

Adalah satu proses di mana semua idea dikeluarkan oleh setiap ahli dan idea yang terbaik dipilih untuk membantu dalam membuat keputusan. Teknik ini perlu dibentuk dengan teliti untuk mengalakkan setiap ahli  menyumbangkan sebanyak mungkin alternatif dan keputusan yang logik bagi menyelesaikan masalah dan mebuat sesuatu keputusan. Daripada alternatif yang disumbangkan alternatif yang terbaik akan dipilih dan alternatif yang lain akan diabaikan.

·         Nominal

Satu proses membuat keputusan di mana semua ahli mempunyai penglibatan yang sama rata. Terdapat empat ( 4 ) langkah:

( a)    setiap ahli mencatakan idea tentang satu masalah yang  dibincangkan.

( b )   setiap ahli membentangkan idea-idea secara lisan dan direkod oleh ahli-ahli yang lain.

( c )   setelah semua idea direkod, barulah perbincangan diadakan.

( d )    selesai perbincangan setiap ahli menilai idea-idea dan menentukan agreggat tertinggi secara senyap.

·         Delphi

Teknik ini merupakan proses membuat keputusan yang melibatkan soal selidik mengenai satu masalah yang khusus di kalangan ahli-ahli kumpulan., berkongsi keputusan dan meneruskan lagi soalselidik tersebut dan memberi maklumbalas sehingga satu persetujuan bersama dicapai.

12.5   Proses Membuat Keputusan

Langkah-langkah tersebut termasuklah mengenalpasti masalah, mewujudkan alternatif, menilai dan memilih alternatif dan melaksanakan alternatif.

Langkah 1: Mengenalpasti Masalah

Langkah ini melibatkan penafsiran secara jelas masalah yang berlaku. Apakah penyebab kepada masalah tersebut? Pengurus perlu mengumpulkan maklumat-maklumat penting dan petanda-petanda penting yang mempunyai perkaitan dengan masalah yang dihadapi. Setelah dikenalpasti barulah pengurus boleh mengambil langkah-langkah untuk menyelesaikan masalah tersebut. Sebagai contoh, jika jualan produk organisasi semakin menurun, pengurus perlulah mencari sebab-sebab kenapa berlakunya keadaan tersebut. Ia mungkin disebabkan oleh kelemahan jurujual, promosi yang tidak menarik, kualiti barangan yang rendah atau disebabkan oleh kemelesetan ekonomi

Langkah 2: Mewujudkan alternatif

Setelah masalah dikenalpasti, pengurus perlu mencari beberapa kemungkinan alternatif penyelesaian bagi masalah tersebut. Maklumat-maklumat yang lebih penting diperlukan bagi mencari jalan penyelesaian bagi masalah yang dihadapi. Dalam langkah ini pengurus perlu melibatkan seramai mungkin pekerja kerana mereka mungkin mempunyai lebih banyak idea dan pandangan bagi menyelesaikan masalah tersebut. Kebiasaanya setiap masalah mempunyai banyak alternatif  yang boleh digunakan dan hanya sebilangan kecil masalah yang hanya ada satu cara untuk diselesaikan. Oleh itu pengurus perlu mencari beberapa alternatif untuk menyelesaikan masalah tersebut. Teknik “brainstorming” banyak digunakan dalam mencari idea yang bernas dan kreatif.

Sebagai contoh, alternatif bagi menyelesaikan masalah penurunan jualan ialah seperti memberi latihan kepada jurujual, meningkatkan promosi dan meningkatkan kualiti barangan.

Langkah 3: Menilai dan Memilih Alternatif

Pengurus boleh memilih alternatif yang paling baik dan sesuai selepas setiap alternatif  dinilai Penilaian ini dibuat dari aspek kesan dan akibat bagi setiap alternatif yang ada. Penilaian ini dibuat untuk setiap alternatif  bagi mencari yang terbaik. Dalam penilaian ini pengurus perlu menimbangkan 4 perkara:

ü  Kesan bagi setiap alternatif. Apakah kebaikan dan keburukan bagi alternatif yang dipilih

ü  Anggaran kebarangkalian kesan setiap alternatif sekiranya dipilih. Kesan-kesan yang mungkin di dapati apabila melaksanakan alternatif tersebut

ü  Membandingkan kesan setiap alternatif sekiranya dipilih.

ü  Kos-faedah dalam melaksanakan alternatif tersebut.

Pemilihan ini bergantung kepada kebijaksanaan pengurus yang terlibat untuk mencari alternatif yang terbaik. Sebagai contoh di atas, daripada beberapa alternatif yang ada, pengurus perlu memilih satu sahaja yang terbaik untuk dilaksanakan. Jika penurunan jualan disebabkan promosi maka pengurus mestilah memilih bentuk promosi yang terbaik untuk dilaksanakan setelah mengambilkira keempat-empat faktor di atas.

Langkah 4: Melaksanakan Alternatif dan Susulan

Setelah pengurus memilih alternatif yang terbaik maka satu bentuk rancangan  untuk melaksanakan alternatif tersebut akan dibentuk. Pengurus melihat kemungkinan kesan kepada tindakan–tindakan yang dibentuk. Jika ketiga-tiga langkah sebelumnya dijalankan dengan baik maka peringkat perlaksanaan juga akan berjalan dengan lebih berkesan.

Sebagai contoh, selepas pengurus menetapkan keputusan bagi memilih promosi bagi menyelesaikan masalah maka pegurus dan pekerja mestilah bersama-sama menjalankan kegiatan promosi dengan lebih agresif. Tindakan susulan mestilah dibentuk bagi memastikan alternatif yang diambil merupakan alternatif yang terbaik.

Langkah 5: Menilai Hasil

Setelah alternatif dilaksanakan maka pengurus perlu menilai semula hasil yang diperolehi samada memuaskan hati pihak pengurusan ataupun tidak. Jika memuaskan, usaha-usaha semasa hendaklah diteruskan dan jika tidak memuaskan, maka proses penyelesaian masalah hendaklah dijalankan semula dan mengambil tindakan pembetulan.