PENSTAFAN

UNIT 11: PENSTAFAN

11.0          Pengenalan

Di sini kita boleh lihat bahawa sumber organisasi yang terpenting ialah pekerjanya di mana mereka ini menawarkan serta menyumbangkan kemahiran, bakat, kreativiti serta melahirkan daya usaha dan juga kepimpinan ke arah pencapaian organisasi.

Beberapa perkara perlu dititikberatkan oleh pengurusan sumber manusia dalam menyumbangkan kejayaan organisasi seperti pengambilan pekerja, kemahiran pekerja dalam menjayakan matlamat organisasi. Maka dengan itu di antara tugas-tugas seseorang pengurus yang paling kritis ialah pemilihan, latihan dan pembangunan orang-orang yang dapat membantu organisasi mencapai matlamat-matlamat dengan sebaiknya.

11.1 Definisi.

Merupakan satu proses  pengambilan dan pemilihan sumber manusia secara berterusan bagi mengisi jawatan-jawatan kosong yang wujud  di dalam organisasi. Atau boleh juga kita katakan penstafan merupakan calon-calon yang berkelayakan dan mempunyai kemahiran yang sesuai dengan jawatan yang ditawarkan akibat daripada kekosongan yang wujud umpamanya persaraan, pertukaran, perberhentian, kematian dan sebagainya.

11.2 Proses Penstafan

Proses penstafan atau pengurusan sumber manusia mempunyai beberapa proses yang dijalankan oleh pengurus sumber manusia digambarkan seperti rajah di bawah ini:-

Rajah 11.1       Proses Penstafan ( Robert, Wayne Mondy; Human Resource Management, 1986)

Mari kita lihat proses-proses tersebut satu-persatu dengan merujuk kepada gambarajah di atas;

11.2.1  Perancangan sumber manusia

Mengikut R Wayne Mondy dan Robert M Noe ( 1986), perancangan sumber manusia adalah proses di mana pengurusan menentukan siapakah atau berapakah pekerja yang perlu diambil dan diisi pada waktu atau masa-masa yang tertentu. Dengan kata lain ianya menemukan manusia dari luar atau dalam organisasi untuk melaksanakan kerja-kerja organisasi.

Dalam perancangan  pula, biasanya langkah-langkah berikut yang diikuti iaitu;

1.                  Perancangan bagi keperluan-keperluan masa hadapan.

·         Keperluan tenaga pekerja untuk masa depan ditentukan berdasarkan matlamat , strategi dan program organisasi.

2.                  Perancangan bagi keseimbangan masa hadapan.

·         Memastikan keperluan tenaga pekerja untuk masa kini, dan masa depan adakah mencukupi untuk menjalankan aktiviti organisasi yang dirancangkan.

3.                  Perancangan bagi pengambilan dan pemilihan serta perberhentian  dibuat berdasarkan ramalan  berapakah bilangan kakitangan yang akan berhenti, berpindah dan diperlukan. Perancangan untuk pengambilan, pemilihan, penamatan perkhidmatan dan kemajuan kakitangan dibuat mengikut keperluan organisasi.

4.                  Perancangan bagi pembangunan. – perseimbangan ini dapat dicapai apabila memenuhi perancangan bagi pengambilan dan pemilihan atau perberhentian pekerja dan juga perancangan bagi pembangunan. Perancangan pembanugnan lebih bertumpukan kepada latihan dan juga pergerakan individu-individu di dalam organisasi berdasarkan kepda pengalaman dan keupayaan pekerja-pekerja.

5.                  Pengauditan/penilaian prestasi – mengadakan penilaian ke atas sumber-sumber manusia serta menyediakan carta penggantian pekerja bagi menunjukkan kedudukan pekerja pada semua peringkat. Melalui carta ini, aspek berkenaan dengan kedudukan pangkat, tempoh perkhidmatan, tarikh bersara, nama pekerja yang berpotensi/wibawa, keperluan latihan dan bilangan jawatan kososng ditunjukkan untuk memudahkan pihak pengurusan menyelenggara dan mengawal pekerja.

Proses perancangan sumber manusia digambarkan seperti berikut;

Rajah: 11.2      Perancangan Sumber Manusia, Penstafan ( Robert, Wayne Mondy; Human Resource Management, 1986)

 Dua faktor yang menyebabkan  perancangan sumber manusia dilakukan pula adalah;

( i ) Faktor Dalaman

·         perubahan dalam organisasi samada pengembangan atau pengecilan organisasi akan mewujudkan jawatan kosong yang meningkat atau pun dipecatkan atau dikekalkan.

      ( ii ) Faktor Luaran

·         termasuk ekonomi, politik, sosial,  teknologi, budaya dan pasaran. Contohnya ekonomi meleset, sesuatu organisasi tidak dapat mengembangkan perniagaannya kerana akan melibatkan kos yang tinggi dan pihak pengurusan perlu memikirkan perancangan yang lebih menguntungkan dalam keadaan demikian.

11.2.2 Pengambilan Calon Pekerja

Ianya merupakan proses menarik minat individu yang mempunyai kelayakan tertentu mengisi atau memohon  jawatan tertentu yang wujud dalam satu-satu organisasi. Pengambilan juga dikenali dengan rekrumen.

Kaedah pengambilan dalaman termasuklah tawaran pekerjaan dan penempatan pekerjaan  dari kalangan ahli organisasi itu sendiri.

Kaedah pengambilan luaran pula termasuklah;

·         Iklan

·         Agensi pekerjaan

·         Merekrut melalui sekolah, kolej, universiti

·         Acara tertentu seperti pameran, televisyen, internet

·         Intership- menempatkan pelajar dalam pekerjaan sementara ( iaitu latihan praktikum/latihan industri )

·         Firma melatih eksekutif

·         Persatuan professional

·         Rujukan pekerja ( jabatan tenaga rakyat )

·         Usaha individu – iaitu memohon sendiri

Kebaikan pengambilan:

Dalaman ·         sudah  kenal antara satu sama lain. ·         memudahkan proses ber-komunikasi. ·         menjimatkan masa, kos dan tenaga.

Luaran ·         memenuhi spesifikasi dan diskripsi pekerja. ·         tampil dengan idea dan kreativiti baru

Keburukan pengambilan

Dalaman ·         tiada idea baru dibawa masuk. ·         berlaku perasaan dengki dan irihati.

Luaran ·         kos yang tinggi untuk melatih pekerja baru. ·         masa menerangkan kerja-kerjanya dibazirkan. ·         komunikasi adalah tidak baik pada peringkat awal.

Dalam proses pengambilan pekerja, pengurusan perlu membuat analisis pekerjaan. Apa pula analisis pekerjaan itu? Mari kita lihat maksud analisis pekerjaan itu.

Analisis Pekerjaan didefinisikan sebagai satu proses yang sistematik untuk menentukan kemahiran, tugas dan pengetahuan yang diperlukan untuk melakukan tugas di sesebuah organisasi.

Kemudian tujuan analisis pekerjaan ialah untuk menjawab;

1.   Bentuk fizikal dan mental tugas

2.   Bila kerja harus lengkap disempurnakan, kerana siap tidak semestinya sempurna

3.   Dimana kerja harus disempurnakan (tanggungjawab kerja, objektif kerja)

·               mungkin ada kerja lain selepas ini atau berkaitan dengan kerja-kerja tersebut

·               ada kerja lain atau pihak lain masing-masing.

Apakah kelulusan yang disempurnakan untuk melakukan pekerjaan, contohnya telah memiliki sijil peperiksaan Sijil Pelajaran Malaysia dan layak untuk memohon jawatan seperti kerani.

Sebenarnya maklumat analisis perkerjaan boleh dikatakan mempunyai maklumat berikut;

1.            Ringkasan tugas dan tanggungjawab berkaitan dengan pekerjaan atau jawatan dan juga jawatan lain.

2.            Pengetahuan dan kemahiran yang diperlukan contohnya pengetahuan diukur melalui sijil manakala kemahiran pula boleh membuat secara praktik.

3.            Suasana kerja – contoh pensyarah memberikan kuliah dalam bilik darjah dan bukannya di tengah padang.

4.            Analisis pekerjaan terdiri dari diskripsi dan spesifikasi pekerjaan.

5.            Diskripsi perkerjaan itu pula adalah dokumentasi maklumat mengenai tugas, kewajiban dan tanggungjawab terhadap pekerjaan. Contohnya, tugas seorang jururawat berkewajiban menjaga pesakit dan bertanggungjawab ke atas tugasnya itu iaitu menjalankan tugas dengan dedikasi.

6.            Spesifikasi pekerjaan adalah spesifikasi personal diri pekerja yang mengandungi sifat-sifat pekerja yang dapat memenuhi standard/piawaian diskripsi pekerjaan.Contohnya tadi untuk menjadi seorang jururawat, kelayakannya berumur 25 tahun, pernah menjalani dan mempunyai sijil kursus kejururawatan dan sesetengahnya memerlukan pengalaman kerja sekurang-kurangnya 2 tahun.

11.2.3 Pemilihan Staf

Adalah proses memilih individu yang sesuai daripada sekumpulan pemohon dan faktor-faktor yang mempengaruhi pemilihan adalah;

i) undang-undang di mana dapat mengelakkan diskriminasi

ii) jangkamasa buat keputusan samada cepat atau lambat ataupun sesuai

iii) jumlah pemohon di mana kadar pemilihan adalah merupakan bilangan pekerja yang dikehendaki terhadap bilangan pemohon.

iv) Matlamat organisasi.

Manakala langkah-langkah dalam pemilihan pula adalah;

1.        Menyemak borang permohonan.

·        Untuk mempastikan maklumat yang dinyatakan adalah sama dengan diskripsi yang ditetapkan.

·        Untuk mendapatkan maklumat –maklumat asas mengenai calon tersebut.

·        Untuk melihat setakat mana maklumbalas calon tersebut.

·   Sebagai rujukan kepada firma apabila calon berkenaan telah diambil sebagai pekerja di organisasi tersebut.

2.        Temuduga Awal

·         Calon-calon akan ditanya mengenai maklumat asas mengenai calon.

·         Tujuannya melihat kemahiran komunikasi dan juga kesesuaian boleh buat kerja atau tidak.

3.         Proses Penilaian atau  Pengujian

·         Untuk menguji kemahiran atau kelayakan atau IQ yang ada pada calon tersebut.

·         Termasuklah juga ujian kognitif, numerikal dan taakulan.

·         Tujuannya melihat kebolehan individu melakukan kerja.

4.           Temuduga Peringkat kedua (dengan Majikan atau Pengurusan Atasan)

·            Ujian pengetahuan pekerjaan berasaskan analisis pekerjaan

·            Tujuan melihat pengetahuan mengenai tugas

·            Ujian membuat tugas

·            Ujian minat

·            Ujian personaliti

·            Ujian dadah dan AIDs

Dari perbualan, calun dan penemuduga akan bertukar maklumat serta mendapat maklumat tambahan. Soalan lebih menumpukan kepada meningkatkan organisasi dan bukan lagi ditumpukan pada pendapaian akademik, pengalaman kerja, kualiti personal (fizikal, tuturkata, rekod, tenang dan sebagainya)

Tujuannya melihat kewibawaan atau kebolehan calon mengemukakan idea bernas serta kematangan dalam mengendalikan situasi diri yagn boleh menyumbangkan kepada organisasi dan negara.

5.            Tawaran kerja

·               diberikan kepada calon-calon yang layak dan berjaya.

·               diberikan setelah menjalani ujian-ujian tertentu seperti ujian kesihatan dan sebagainya.

11.2.4 Orientasi dan Induksi

a.          Pepatah menyatakan memulakan sesuatu dengan memuaskan bermakna separuh dari kerja telah dilaksanakan.

b.         Gomershall dan Mayers (1996) menyatakan program orientasi yang lemah boleh merosakkan organisasi dari segi kewangan kerana mengurangkan keberkesanan kerja dan mungkin menjadi sebab ketidakpuasan hati.

c.          Bertujuan untuk menyesuaikan pekerja baru dengan persekitaran organisasi.

d.         Dalam program induksi mengandungi;

i) Maklumat mengenai organisasi seperti sejarah, perkembangan, polisi, peraturan dan struktur organisasi itu.

ii) Memberitahu tanggungjawab pekerja, skop pekerjaan berdasarkan jawatan-jawatan yang dipegang dan biasanya dibuat secara persendirian

e.          Program ini mengambil masa yang sedikit sahaja tetapi sangat penting dibuat untuk pekerja-pekerja.

 11.2.5 Latihan dan Pembangunan Staf

a.      Latihan biasanya diberikan kepada pekerja baru, manakala pembangunan dan pembaikan pada pekerja lama dalam sesuatu organisasi.

b.     Tujuan latihan diberikan adalah untuk meningkatkan kemahiran yang sedia ada pada seseorang pekerja untuk menyempurnakan tugas-tugas semasa

c.    Tujuan pembangunan pula untuk meningkatkan kemahiran pekerja agar dapat digunakan pada masa depan.

d.         Latihan perlu diberikan kerana teori yang dipelajari tidak sama dengan praktikal, maka latihan yan diberikan ini akan disesuaikan dengan organisasi.

e.   Pembangunan menyediakan kemahiran tambahan kepada kemahiran yang sedia ada untuk digunakan pada masa hadapan atau jangka panjang.

f.          Ada dua jenis latihan iaitu;

Latihan Semasa Kerja  ·         latihan semasa bekerja ·         pekerja akan melaksanakan tugas seperti biasa tetapi pada masa yang sama, penyelia atau pengurus akan mengajar pekerja ·         menggunakan kaedah kaunseling,   projek atau tunjukajar ·         tujuan untuk menambah kemahiran pekerja. ·         Kaedah latihan  termasuklah pusingan kerja, buat modul atau kerja kumpulan

Latihan Perantisan atau di luar Masa Kerja ·         merupakan latihan yang diberikan kepada pekerja diluar pada waktu kerja ·         program melatih kemahiran seperti juruelektrik, juruteknik yang lebih kepada teknikal ataupun yang tiada kaitan dengan tugas yang dilakukan tatapi masih ada pertalian lagi dalam organisasi sepperti sambung belajar diperingkat lebih tinggi bagi seorang guru berkelulusan SPM. ·         Kaedah latihan termasuklah kursus, seminar, bengkel ataupun kolokium dan simposium.

11.2.6 Penilaian Prestasi

Merupakan satu sistem format dalam jangkamasa tertentu melihat dan menilai kerja individu ataupun kumpulan.

Proses penilaian termasuklah:

i-                 Kenal pasti matlamat penilaian prestasi seperti prestasi baik akan dapat ganjaran naik pangkat, bonus dan sebagainya dengan tujuan menilai keberkesanan latihan atau program yang telah diadakan.

ii-               Kenalkan skop pekerjaan (analisis pekerjaan)

iii-             Memeriksa cara-cara bekerja

iv-            Penilaian prestasi

v-       Bincang penilaian dengan pekerja dan mengambil langkah-langkah tertentu memperbaiki kelemahan dalam pekerjaan.

             Halangan Dalam Penilaian Prestasi termasuklah;

i-                 Bias ( Pilih Kasih)

·         Pengurus lelaki lebih mengutamakan pekerja lelaki atau saudara maranya sahaja.

ii-                  Andaian yang salah

·         Pengurus membuat andaian terhadap kelakuan, sikap pekerja berdasarkan pemerhatiannya sahaja, yang boleh mempengaruhi penilaian prestasi. Contohnya pekerja diam akan dilabelkan sebagai tidak suka bergaul atau bersosial dan akan dihantar menghadiri seminar untuk bersosial dan memperbaiki komunikasi.

iii-                   Halo Effect

·      Satu keadaan di mana pengurus mengambil sifat-sifat yang tertentu yang ada pada seseorang pekerja dan membuat satu kesimpulannya. Contohnya memakai tudung dikatakan alim.

iv-                   Stereo type

·      Seorang individu mengambil satu sifat tertentu dan memberi gambaran secara keseluruhan sifat. Contohnya bertindik telinga kiri  lalu dikatakan kumpulan yang tertentu.

v-                     Piawaian yang berbeza bagi individu yang berbeza.

·      Penilaian harus pada satu piawaian sahaja contohnya melihat pada kerja-kerja yang telah dilaksanakan.

Cara-cara mengatasinya;

a.       Peka pada keputusan dan keadaan, persekitaran pekerja dan kesan keputusan yang dibuat.

b.      Sebelum buat keputusan mesti buat analisis kebaikan (menyokong) atau  kelemahan (tidak menyokong).

c.       Senaraikan semua kriteria yang digunakan untuk analisa alternatif.

d.      Kurangkan andaian-andaian yang tidak berpatutan.

 11.2.7 Pertukaran dan Pemisahan

a.    Pertukaran bermaksud bertukar jawatan atau lokasi manakala pemisahan bermaksud meletak jawatan, bersara atau kematian iaitu keluar dari organisasi tersebut.

    b.   Adakalnya pemisahan masih lagi wujud hubungan dengan organisasi tersebut tetapi kadangkala pemisahan itu menyebabkan tiada lagi kaitan organisasi berkenaan

c.  Apabila berlaku pertukaran dalam organisasi maka langkah-langkah awal dalam penstafan akan dilakukan semula dan dengan kata lain proses ini akan berulang dan berterusan selagi organisasi berjalan dalam jangkamasa panjang.

 11.3 Kepentingan staf dari segi kuantiti dan kualiti

11.3 1 Kuantiti.

Staf yang diambil bekerja adalah memenuhi kekosongan jawatan bagi satu-satu  organisasi . Maksudnya bilangan staf yang diambil   adalah menepati bilangan yang dikehendaki supaya kuantiti staf tadi tidak mengalami kekurangan atau berlebihan bagi setiap jawatan yang ditawarkan. Contohnya, syarikat penghantaran bungkusan memerlukan ramai pekerja di antara 10 hingga 15 orang yang akan menghantar dan memungut serta memunggah bungkusan. Jadi pengurusan akan mengambil pekerja tidak kurang dari 10 orang dan tidak melebihi 15 orang.

11.3 2 Kualiti

Kalau kuantiti kita kaitkan dengan bilangan staf, kualiti pula kita katakan staf yang diambil itu mestilah menepati ciri-ciri yang dikehendaki oleh majikan iaitu berkebolehan membuat kerja, berkelayakan dan boleh membuat kerja yang dikehendaki dengan pengawasan yang paling minimum kerana ini akan mengurangkan kos perbelanjaan organisasi. Contohnya, organisasi memerlukan seorang akauntan, maka calon yang memohon untuk diambil bekerja mestilah mempunyai kelayakan dan pengalaman yang maksima dalam bidang kerja tersebut kerana apabila terpilih sudah tentu ia dapat melakukan kerja dengan baik berdasarkan pengetahuan dan pengalamannya.

11.4 Pengurusan Pampasan Dan Faedah

Membentuk sistem pampasan yang berkesan dan cekap merupakan fungsi pengurusan sumber manusia yang penting kerana bagi pekerja, pampasan dan faedah adalah  perkara utama yang mereka pertimbangkan semasa memohon pekerjaan atau ingin kekal dalam pekerjaan tersebut.

Tujuan sistem pengurusan pampasan dan faedah adalah untuk menarik minat dan mengekalkan individu yang berkebolehan dalam organisasi . Tanpa pentadbiran yang cekap akan memberikan banyak masalah dan seterusnya menjejaskan imej organisasi. Ini adalah kerana pampasan dan faedah mempunyai pengaruh yang kuat terhadap motivasi, sikap, kepuasan kerja dan produktiviti pekerja. Sebagai contoh, organisasi yang menawarkan lebih banyak kemudahan seperti perubatan, elaun lebih masa dan perumahan selain daripada gaji yang tinggi dapat menarik lebih ramai pekerja untuk memohon jawatan yang ditawarkan selain dapat mengekalkan pekerja sedia ada.

Milkovich dan Newman (1993) mendefinisikan pampasan sebagai semua bentuk pulangan kewangan dan perkhidmatan nampak serta faedah-faedah lain yang diterima oleh pekerja sebagai sebahagian daripada perhubungan pekerjaan.

Secara umumnya sesebuah organisasi akan memberikan pertimbangan kepada perkara-perkara berikut apabila hendak menentukan  jumlah gaji atau upah yang akan diberikan kepada pekerja. Ia melibatkan:

a. Faktor-faktor penglibatan atau sumbangan pekerja kepada organisasi seperti: pengalaman, prestasi, seniority dan kelayakan.

b. Faktor-faktor yang berkaitan dengan deskripsi kerja   seperti tugas, tanggungjawab dan keadaan kerja

c. Jumlah pampasan atau gaji yang dibayar oleh organisasi lain yang berada di dalam industri yang sama.

Milkovich dan Newman (1993) telah menegaskan bahawa sistem pampasan organisasi sepatutnya dapat mencapai 3 perkara iaitu:

1. Kecekapan

Ia merupakan objektif utama sistem pampasan iaitu membawa kecekapan dalam melaksanakan tugas. Ia termasuklah meningkatkan prestasi, kualiti menyeluruh, fokus kepada pelanggan dan kawalan kos.

2. Keadilan

Ia merupakan asas dalam pembentukan sistem pampasan yang memastikan keadilan dalam amalannya untuk semua individu yang berkaitan dengan pekerjaan.

3. Pematuhan

Ia adalah objektif yang melibatkan pematuhan program pampasan mengikut undang-undang dan peraturan pampasan yang telah ditetapkan.

11.5 Faktor yang mempengaruhi Pakej Pampasan dan Faedah

Rajah 11.3      Faktor Menentukan Tahap Pampasan dan Faedah.

( Pengurusan Organisasi , Mohd Hizam Hanafiah dan Zafir Mohad Makhbul )

11.5.1 Jenis kerja yang dilakukan

Kerja yang berbeza memerlukan jenis dan tahap kemahiran yang berbeza. Oleh itu semakin tinggi dan sukar kerj a yang dilakukan maka semakin tinggilah ganjaran yang akan diterima.

11.5.2  Jenis Perniagaan yang dijalankan.

Jawatan di sektor swasta mempunyai pakej pampasan dan faedah yang lebih menarik berbanding dengan sektor kerajaan ataupun sektor bukan keuntungan. Perbezaan ini lebih ketara bagi jawatan-jawatan di peringkat pengurusan. Contohnya, perniagaan peruncitan memberikan pampasan yang lebih rendah berbanding dengan perniagaan komunikasi.

11.5.3 Kesatuan

Jika organisasi mempunyai kesatuan maka bayaran pampasannya adalah lebih baik berbanding dengan organisasi yang bebas dari kesatuan.

11.5.4    Insentif Buruh atau Modal

Jika perniagaan yang dijalankan berintensifkan buruh, ia tidak mengambil lebih banyak pekerja untuk melaksanakan kerja-kerja organisasi tetapi sebaliknya pekerja ini mestilah mempunyai pengetahuan dan kemahiran yang tinggi. Pekerja yang berkemahiran tinggi kebiasaannya mendapat sistem ganjaran yang lebih baik.

11.5.5     Falsafah Pengurusan.

Terdapat organisasi yang mempunyai falsafah bahawa mereka tidak akan membayar pekerja lebih banyak berbanding denga apa yang mereka perolehi. Manakala terdapat organisasi yang membayar pekerjanya dengan kadar yang lebih tinggi untuk menarik minat dan mengekalkan pekerja terbaik dalam organisasi.

11.5.6     Lokasi Goegrafik

Pada kebiasaannya kawasan geografik yang mana kos sara hidup adalah tinggi biasanya akan memberikan sistem pampasan yang lebih baik berbanding dengan kawasan geografik yang mempunyai kos sara hidup yang rendah.

11.5.7     Keuntungan Syarikat.

Jika organisasi mengalami kejatuhan dari segi keuntungan, maka pasti ia akan memberi kesan besar ke atas pemberian pampasan dan juga faedah.

11.5.8     Saiz Organisasi

Organisasi yang bersaiz lebih besar kebiasaannya memberi pampasan yang lebih menarik berbanding dengan pampasan yang diberikan oleh organisasi yang bersaiz sederhana atau kecil.

11.5.9     Jawatan yang dipegang dan Prestasi yang ditunjukkan.

Pakej pampasan dan faedah yang lebih baik diberikan kepada pekerja yang menunjukkan prestasi yang lebih baik berbanding dengan mereka yang menunjukkan prestasi kerja yang rendah.