PENGARAHAN (KOMUNIKASI)

UNIT 9:PENGARAHAN (KOMUNIKASI)

9.0 Pengenalan

Komunikasi merupakan perkara yang amat penting di dalam sesebuah organisasi. Fungsi dan aktiviti para pengurus tidak akan berjalan dengan baik jika tidak adanya komunikasi yang berkesan. Matlamat organisasi pula mungkin tidak akan tercapai jika komunikasi di dalam organisasi tidak baik. Komunikasi dikatakan sebagai nadi yang menghidupkan perjalanan organisasi kerana dengan adanya komunikasi seseorang pengurus boleh menyampaikan ideanya dalam membuat perancangan, memotivasikan ahli-ahli organisasi dan menjalankan proses pengawalan. Kemahiran berkomunikasi adalah sangat penting untuk membolehkan pengurus menjalankan setiap peranan  dengan baik.

9.1 Definisi

  Stoner (1995): Komunikasi sebagai suatu proses bagaimana manusia mencuba untuk berkongsi makna melalui penghantaran pesanan yang simbolik. Di sini 3 perkara utama yang ditekankan oleh Stoner adalah:

             Komunikasi melibatkan manusia

 Komunikasi melibatkan perkongsian maksud

 Komunikasi melibatkan simbol.

  S. Bernard : Komunikasi didefinisikan sebagai pertukaran idea, pendapat, maklumat yang mempunyai tujuan dan dipersembahkan secara personal atau tidak personal melalui simbol atau isyarat yang bertujuan untuk mencapai matlamat organisasi.

Terdapat beberapa unsur penting di dalam definisi ini:

 Tujuan melakukan komunikasi

 Pertukaran objek komunikasi antara si pengirim dan penerima mestilah berlaku.

 Isi kandungan komunikasi seperti idea akan membina hubungan.

 Cara penyampaian maklumat

Secara amnya komunikasi adalah satu proses penghantaran maklumat yang melibatkan seorang individu menghantar pesanan kepada seseorang atau beberapa orang lain yang akan menghasilkan kefahaman yang sama untuk  semua orang yang terlibat.

9.2 Proses Komunikasi

 Tiga elemen penting  yang biasa berlaku di dalam proses komunikasi adalah sumber

 ( penghantar ), maklumat ( mesej) dan penerima seperti yang digambarkan oleh gambarajah 1 di bawah.

Rajah 9.1: Model Proses komunikasi asas.

Sesungguhnya berlakunya komunikasi tidaklah semudah dan seringkas seperti model di atas. Komunikasi yang betul-betul berkesan dalam keadaan yang kompleks melibatkan lagi beberapa elemen lain seperti yang dijelaskan dalam gambarajah 2 di bawah.

Rajah 9. 2: Model Proses komunikasi kompleks.

   Pengirim atau sumber merupakan orang yang memulakan komunikasi. Beliau mempunyai maklumat yang perlu dikongsi bersama dengan orang lain.

 Pengkodan berlaku apabila pengirim menterjemahkan maklumat yang hendak dihantar menjadi sekumpulan simbol yang mewakili idea atau konsep. Simbol-simbol yang dipilih selalunya dalam bentuk perkataan atau isyarat.

 Saluran merupakan alat yang digunakan untuk menyampaikan dan menyebarkan maklumat kepada penerima. Saluran yang digunakan perlulah bersesuaian dengan pesanan yang dihantar. Sekiranya ingin menerangkan gambarajah atau graf turun naiknya harga saham, telefon bukanlah saluran yang baik untuk berkomunikasi.

Percakapan lisan, baik secara lansung maupun tidak langsung ( telefon) adalah saluran yang paling banyak digunakan dalam komunikasi. Saluran yang biasa digunakan sebagai alat berkomunikasi adalah  telefon, surat, lapuran, surat khabar, e – mail , television, radio, pita video dan internet serta sebagainya.

  Dekod adalah proses memberi maksud dan menterjemahkan mesej kepada bentuk yang dapat di fahami oleh sipenerima. Komunikasi dikatakan berkesan jika mesej yang diterjemahkan oleh sipenerima bertepatan dengan maksud yang hendak disampaikan oleh si penghantar mesej .

   Penerima adalah orang di mana maklumat hendak dikongsi bersama oleh sipengirim.

 Halangan boleh berlaku pada mana-mana peringkat dalam proses komunikasi. Halangan  boleh mengakibatkan maklumat tidak sampai atau tidak jelas. Contohnya kebisingan keadaan boleh mengganggu dan menghalang komunikasi di mana penerima tidak dapat menumpukan pendengaran dengan baik.

  Maklum balas adalah tindakbalas penerima terhadap pesanan yang dihantar oleh pengirim. Dengan adanya maklum balas, dapatlah diketahui samada maklumat telah diterima dengan baik atau tidak. Berapa segera maklum balas diberi dan di terima bergantung kepada saluran atau kombinasi saluran yang digunakan di dalam proses komunikasi.

9.3    Jenis dan Bentuk Komunikasi

9.3.1                 Jenis Komunikasi

Terdapat dua jenis komunikasi iaitu:

 Komunikasi verbal

Komunikasi berlaku secara lisan di mana si pengirim dan si penerima berkongsi maklumat melalui perkataan samada secara tulisan ataupun percakapan.

    Komunikasi non-verbal

Iaitu komunikasi yang berlaku tanpa menggunakan perkataan bagi mengkodkan pandangan. Faktor-faktor tidak lisan seperti gerak badan, isyarat atau simbol, mimik muka, “ eye contact”, dan ketinggian suara.

9.3.2        Bentuk-bentuk Komunikasi

Ada beberapa bentuk komunikasi yang dapat digunakan untuk berkomunikasi secara formal iaitu komunikasi dari atas ke bawah, dari bawah ke atas, komunikasi mendatar dan komunikasi silang. Keempat-empat  bentuk komunikasi boleh dilakukan samada secara lisan atau tidak lisan.

           Komunikasi Atas Ke bawah

Komunikasi yang datangnya daripada suatu peringkat atasan ke peringkat yang lebih rendah. Komunikasi ini biasanya dilakukan untuk memberi maklumat  kepada peringkat bawahan tentang tujuan , matlamat, polisi dan rancangan organisasi baik yang berbentuk kualitatif dan kuantiti. Ini dapat diterangkan berdasarkan Rajah di bawah.

Rajah 9.3: Komunikasi Atas ke Bawah

           Komunikasi ke atas

Komunikasi ke atas bermula daripada pihak bawahan atau subordinat kepada peringkat yang lebih tinggi. Maklumat yang dikomunikasikan biasanya berbentuk maklum balas, laporan prestasi yang dicapai oleh pekerja bawahan, masalah yang dihadapai dan pendapat yang boleh diterimapakai sekiranya organisasi ada masalah. Rajah 9.2 di bawah menerangkan bagaimana komunikasi tersebut berlaku.

Rajah 9.4: Komunikasi Bawah ke Atas

         Komunikasi Mendatar

            Ia berlaku di peringkat pertengahan dan peringkat bawahan iaitu komunikasi berlaku di antara

            individu pada peringkat yang sama . Pengurus pengeluaran perlu berkomunikasi dengan pengurus

            kewangan apabila ia merasakan perlu adanya pembelian mesin baru untuk menggantikan mesin lama

            yang sering kali rosak dan menggugat pengeluaran. Pengurus pemasaran pula perlu berkomunikasi

            dengan pengurus pengeluaran mengenai maklum balas pelanggan terhadap produk yang berada di

            pasaran.

Rajah 9.5: Komunikasi Mendatar

         Komunikasi silang

Ia berlaku seperti pengurus pemasaran berkomunikasi dengan seorang penyelia di jabatan pengeluaran untuk membincangkan pesanan khas pelanggan baru. Ia terjadi pada peringkat yang berbeza dan pada fungsi yang berbeza seperti  dalam rajah di bawah.

Rajah 9.6: Komunikasi Silang

9.4    Halangan kepada komunikasi

Proses komunikasi sememang tidak akan terlepas dari menghadapi halangan atau rintangan yang menyebabkan mesej yang hendak disampaikan tidak mencapai 100 peratus. Apa yang cuba kita sampaikan kadangkala tidak sampai seperti yang kita harapkan. Ini adalah di sebabkan oleh gangguan atau halangan yang menghalang semasa proses komunikasi berlaku. Halangan kepada komunikasi boleh wujud samada daripada individu itu sendiri ataupun persekitaran.

9.4.1 Individu

Terdapat beberapa perkara yang boleh menyebabkan halangan kepada komunikasi wujud dari individu itu sendiri;

a)      Emosi atau persepsi individu.

Ia berlaku ketika atau semasa proses komunikasi itu berlaku. Di mana individu biasanya akan menerima mesej dan memahaminya dari apa yang dilihat dan didengar sahaja mengikut keperluan, kehendak, emosi, latar belakang dan ciri-ciri yang berkaitan dengan individu tersebut.

Di sini kita boleh lihat, bagaimana seorang pelajar yang datang ke kelas semata-mata ingin mendapatkan ‘clue’ untuk peperiksaan, bukannya untuk mendapatkan seluruh isi kandungan pelajaran tersebut. Maka proses komunikasi yang dilakukan oleh pensyarah tersebut tidak kesampaian .

b)      Kesilapan memilih saluran komunikasi.

Perkara ini sering kali wujud menyebabkan pendengar salah tafsir dan proses tersebut gagal. Sebagai contoh, seorang pelajar yang ingin merayu keatas kegagalan kertas Pengurusan Perniagaannya melalui telefon, dan sepenerimanya kurang mendengar serta rayuan yang telah dikemukakan. Jadi cara yang terbaik untuk pelajar tersebut membuat rayuan adalah secara bersemuka ataupun secara bertulis.

c)      Masalah semantik

Apa yang dimaksudkan dengan semantik adalah maksud sesuatu perkataan dan cara ia digunakan. Kesilapan memilih perkataan akan menjadikan proses komunikasi tidak berkesan. Ini kerana perkataan mempunyai pelbagai makna yang berbeza. Penerima mungkin mentafsirkan perkataan yang terkandung di dalam mesej yang diterima berbeza dari maksud yang cuba dismapaikan oleh sipengirim. Maksud sesuatu perkataan amat berbeza dari segi budaya, dialek, umur serta pemdidikan seseorang itu. Contohnya perkataan “selalu” memberi makna yang berbeza bagi penduduk Pantai Timur dan penduduk Pantai Barat.

d)     Ketidaktekalan di antara komunikasi lisan dan bukan lisan.

Perkara ini wujud sekiranya si penerima berasa keliru dengan mesej yang diterimanya. Comtoh yang dapat kita lihat adalah bagaimana seorang pelajar yang begitu gembira mendapat keputusan Peperiksaan Akhirnya tetapi air muka yang ditunjukkan adalah selamba sahaja. Di sini wujudnya percanggahan di antara percakapan dan airmukanya. 

9.4.2 Organisasi

Halangan komunikasi bukan sahaja wujud di dalam diri individu tetapi dalam organisasi pun. Halangan komuniskasi di dalam organisasi berlaku disebabkan:

a)      Perbezaan kuasa dan status.

Dalam bentuk komunikasi ke atas, pekerja mungkin rasa berat untuk menyuarakan pendapat atau ketidak puas hati terhadap sesuatu perkara kerana mereka rasa rendah diri. Pekerja rasa mereka perlu menapis dahulu apa-apa yang hendak disampaikan kepada pihak atasan. Ini dapat dilihat dalam sebuah organisasi perkilangan, seorang penyelia hanya menyampaikan tentang kelicinan pekerja di bawahnya dan menyimpan tentang masalah yang timbul.

b)      Masalah jabatan

Setiap jabatan mempunyai masalah, tetapi di antara satu jabatan ahli-ahlinya tidak memahami masalah tersebut kerana masing-masing mempunyai matlamat dan objektif yang berbeza. Maka sekiranya wujudnya perbincangan, masing-masing akan menyatakan bahawa jabatan beliau yang perlu dititikberatkan. Oleh itu proses komunikasi tidak akan berjalan dengan lancar.

c)      Kekurangan saluran formal di dalam organisasi

Apabila saluran formal berkurangan di dalam organisasi maka halangan mungkin timbul dalam proses komunikasi. Ini dapat di lihat bagaimana sesebuah organisasi yang tidak menyediakan ruang untuk pekerja menyampaikan masalah mereka, maka huru haralah organisasi tersebut. Oleh itu setiap organisasi perlu menyediakan saluran komunikasi yang cukup yang boleh merangkumi pergerakan ke atas, ke bawah dan mendatar bagi membolehkan para pekerjanya berkomunikasi dengan berkesan.

9.5 Mengatasi Halangan Komunikasi

Sekiranya wujudnya sesuatu halangan, maka kita perlu berfikir bagaimanakah untuk mengatasi halangan tersebut agar komunikasi yang berjalan dapat dicapai dengan berkesan.

Halangan Komunikasi	Cara atasi
Halangan Individu a) Emosi atau Persepsi	Perlu ada kemahiran mendengar dengan aktif, empati. Contoh: Pelajar hendaklah seringkali menyoal dan pensyarah juga hendaklah menyoal pelajar tersebut untuk menunjukkan beliau menumpukan perhatian terhadap apa yang di ajar.
b) Kesilapan saluran komunikasi	Perlu bijak memilih saluran komunikasi, bersesuaian dengan mesej yang hendak disampaikan. Contoh: Mesej kompleks seperti aduan, perlu menggunakan saluran seperti bertemu muka. Mesej yang rutin , bolehlah menggunakan saluran seperti telefon.
c) Masalah semantik	Pengirim dan penerima sepatutnya berusaha mempunyai persefahaman dalam masalah bahasa dan simbol. Contoh: Seorang pensyarah pengurusan tidak sepatutnya menggunakan perkataan MBO kepada pendengar-pendengar yang terdiri dari para nelayan di dalam ceramah beliau.
d) Ketidaktekalan antara komunikasi lisan dan bukan lisan.	Seseorang itu perlu bergaul dengan lebih ramai dan cuba beramah mesra dengan rakan sejawat. Dengan cara ini mereka tidak akan rasa segan untuk ketawa apabila menyampaikan sesuatu perkara gembira.
Halangan Organisasi a) Perbezaan status dan kuasa	Mencipta satu suasana terbuka dan saling mempercayai. Dengan cara ini ia akan menggalakkan warga organisasi berkomunikasi dengan jujur dan terbuka sesama mereka.
b) Matlamat yang berbeza	Wujudkan saluran komunikasi secara formal, dari semua arah. Elakkan dari wujudnya  grapevine yang boleh membawa keburukan kepada organisasi.
c) Kekurangan saluran komunikasi	Organisasi perlu memastikan bahawa saluran komunikasi yang bersesuai perlu diperbanyakkan.