PENUGASAN KERJA

UNIT 6: PENUGASAN KERJA

6.0 Pengenalan

Pengurus tidak dapat melaksanakan semua tugas-tugas dalam organisasi. Sebahagian daripada tugasnya perlu diberikan kepada orang lain untuk dilaksanakan. Pengurus perlu bekerjasama dengan pekerja bagi memastikan semua tugas yang perlu dilaksanakan dapat disiapkan dengan sempurna.

6.1 Definisi penugasan

Penugasan merupakan satu  proses di mana seorang ketua atau pengurus memberi hak atau menyerahkan kuasa dan tanggungjawab kepada orang bawahannya untuk menjalankan tugas bagi pihaknya.

6.2 Prinsip-prinsip penugasan

6.2.1        Tanggungjawab (Responsibility)

Tanggungjawab merupakan kewajipan seseorang individu untuk melaksanakan tugas yang telah diserahkah dengan sempurna. Pengurus perlu menyedari hakikat tanggungjawab yang telah diamanahkan untuk dilaksanakan.

6.2.2        Kebertanggungjawapan (Accountability)

Setiap pengurus dan pekerja mestilah bertanggungan terhadap hasil kerja yang telah dibuat. Tanggungjawab yang telah diserahkan merupakan tanggungan pengurus atau pekerja untuk dilaksanakan. Pengurus atau pekerja haruslah bersedia menerima pujian ataupun cemuhan di atas kejayaan atau kegagalan  kerja yang telah dibuat. Pengurus bukan sahaja bertanggungjawab keatas diri mereka sahaja tetapi juga bertanggungan ke atas kerja yang dibuat oleh orang lain.

6.2.3        Kuasa dan Authoriti

      Autoriti ialah hak atau kebenaran seseorang pengurus mengambil sesuatu keputusan dan mengambil tindakan untuk menjalankan tugas yang telah diserahkan.  Ia  juga adalah kuasa yang membolehkan pengurus mengarah dan menurunkan kuasa kepada staf bawahannya. Autoriti dan tanggungjawab mestilah berjalan serentak. Ini bermakna apabila seseorang diberi tanggungjawab, ia juga seharusnya diberikan kuasa atau autoriti untuk melaksanakan tugas tersebut.

6.2.3.1 Punca – punca kuasa

·         Kuasa ganjaran atau penghargaan

Keupayaan seseorang individu untuk memberikan penghargaan ataupun ganjaran kepada orang lain yang telah melaksanakan tugas yang telah diamanahkan dengan sempurna.

·         Kuasa hukuman atau dendaan

Keupayaan mengenakan hukuman dan mendenda  seseorang kerana tidak memenuhi keperluan, kehendak atau perintah. Kuasa ini penting bagi memastikan prestasi dikekalkan juga mewujudkan keseragaman arahan.

·         Kuasa mutlak atau sah

Apabila pekerja  melihat seseorang itu mempunyai hak untuk memberi perintah atau secara undang-undang memang dibolehkan menggunakan pengaruh. Yang menerima perintah mempunyai sifat mematuhi dan tidak mempersoalkan arahan yang diberikan.

·         Kuasa kepakaran

            Apabila seseorang ketua mempunyai pengetahuan luas mengenai satu-satu perkara atau bidang dan memiliki kemahiran yang tidak ada pada orang lain.

·         Kuasa rujukan

Apabila pengikut cuba meniru atau mengaitkan atau ada keinginan untuk mengaitkan diri mereka dengan orang lain. Orang yang cuba ditiru dikatakan mempunyai kuasa rujukan. Rujukan mungkin dari segi perwatakan, tingkahlaku, pendirian dan lain-lain. Yang menjadi rujukan mungkin pemimpin, artis, ibubapa atau siapa sahaja yang dikagumi.

6.3            Kepentingan Kewibawaan dan Tanggungjawab

Keberkesanan penurunan tugas ini bergantung juga kepada kedudukan seseorang itu dalam rantaian perintah. Untuk menyerahkan tugas kepada orang lain, mesti ada suatu talian kuasa memerintah yang jelas dan bertingkat dari peringkat atasan hinggalah kepada peringkat paling bawah. Dengan adanya rantaian ini, ahli organisasi dapat memahami:

o   Kepada siapa mereka boleh mengagihkan kuasa.

o   Siapa yang boleh mengagihkan kuasa.

o   Kepada siapa mereka akan dipertanggungjawabkan.

Kegagalan seseorang pekerja menjalankan tugas yang diarahkan akan menyebabkan pengurus terpaksa mengambil tanggungjawab kegagalan tersebut dan ini akan mencerminkan ketidakcekapan pengurus itu sendiri. Oleh yang demikian walaupun tanggungjawab itu diturunkan kepada pekerja, seorang pengurus tidak boleh terlepas dari tanggungjawab tidak kira hasil yang didapati baik atau buruk.

6.4      Halangan kepada penugasan kerja atau delegasi

Halangan ini  berpunca dari dua pihak

a)      Pengurus

b)      Pekerja

a)      Halangan daripada pengurus adalah disebabkan oleh pengurus yang enggan melepaskan hak memerintah dan enggan memberi kuasa kepada pekerja.

            Ini adalah disebabkan oleh beberapa perkara:

·         Pengurus merasakan mereka dapat melaksanakan semua kerja tersebut dan dapat melaksanakan lebih baik daripada para pekerja. Pengurus juga menganggap pekerja–pekerja tidak mempunyai kebolehan.

·         Pengurus merasakan kepentingan mereka akan tergugat. Pengurus dipertanggungjawabkan atas setiap kerja yang akan dilaksanakan oleh pekerja dan mereka tidak mahu mengambil risiko jika berlaku kegagalan. Mereka juga bimbang pekerja akan  dapat melaksanakan kerja lebih baik daripada mereka yang menyebabkan kedudukan dan nama mereka akan terjejas.

·         Pengurus tidak mempunyai  kebolehan untuk merancang kerja-kerja yang akan dilaksanakan oleh pekerja.

·         Pengurus bimbang jika pekerja tidak mempunyai kemahiran dalam melaksanakan tugas dan mereka juga bimbang jika berlaku penyalahgunaan kuasa oleh pekerja.

           

b) Halangan daripada pihak pekerja yang enggan menerima  tanggungjawab.  Ini adalah disebabkan oleh perkara berikut:

·         Kepentingan mereka akan tergugat. Pekerja takut mereka tidak dapat melaksanakan tugas yang diberikan dan mereka lebih suka jika pengurus yang melaksanakan semua kerja-kerja tersebut. Mereka bimbang akan dikenakan hukuman jika tidak dapat melaksanakan tugas yang diamanahkan.

·         Pekerja merasakan tiada insentif yang diberikan terhadap kerja-kerja yang akan dibuat. Pekerja memerlukan penghargaan dan insentif kewangan bagi setiap tugas yang akan mereka lakukan kerana tugas yang dilaksanakan memerlukan masa, tenaga dan tekanan yang perlu mereka hadapi.

6.5  Pemusatan dan Pemencaran

Konsep pemusatan dan pemencaran adalah dua corak pengurusan yang yang bertentangan dari segi pengagihan kuasadan pembuatan keputusan. Samada kuasa itu diagihkan atau tidak kepada kakitangan bawahan bergantung kepada pengurus peringkat atasan selepas dipertimbangkan dari segi kebaikan dan keburukannya.

Pemusatan

Konsep pemusatan merujuk kepada keadan dimana tidak berlaku penurunan atau pengagihan kuasa kepada pihak bawahan. Pengurus mempunyai kuasa penuh bagi setiap perkara yang akan dilaksanakan dan pekerja hanya mengikut arahan yang dilekuarkan. Ini juga bermakna bahawa semua keputusan dibuat oleh pihak atasan sahaja.

Pemencaran

Proses penurunan atau pengagihan kuasa keseluruhan organisasi kepada pihak pekerja. Melalui pemencaran, kakitangan bawahan di beri kuasa untuk membuat keputusan. Mereka juga diberi kuasa untuk mengenalpasti masalah atau isu serta membuat cadangan  bagi tujuan penyelesaian.

6.6        Kebaikan dan keburukan Pemusatan Dan Pemencaran

Kedua-dua konsep tersebut mempunyai kebaikan dan keburukan yang tersendiri.

Kebaikan
Pemusatan	Pemencaran
Membolehkan pihak pengurusan mengkoordinasi aktiviti organisasi supaya fokus kepada pencapaian matlamat	Organisasi akan menjadi lebih fleksibel
Tidak berlaku penyalahgunaan kuasa diperingkat bawahan	Memberi peluang kepada pengurus peringkat pertengahan dan bawahandalam proses pembuatan keputusan
Keselarasan dari segi arahan yang dikeluarkan kepada pekarja	Pengurus pertengahan dan bawahan dapat mempamerkan kebolehan dan kecekapan mereka
	Mengurangkan beban pengurus atasan dalam membuat keputusan

Keburukan
Pemusatan	Pemencaran
Pengurus atasan akan mengambil masa yang lama dalam membuat keputusan	Kuasa yang tidak terkawal dan penyalahgunaan kuasa
Sukar diubahsuai dalam situasi-situasi yang berubah-ubah	Setiap pekerja hanya akan mementingkan fungsi atau jabatan masing-masing.
Tidak memberi peluang dan kepercayaan kepada pekerja	Berlaku masalah jika keputusan yang dibuat tidak tepat.