Blogger Widgets
»

Do You Love Me?

Thursday, December 1, 2011

PENGAWALAN

UNIT 10: PENGAWALAN

10.0 Pengenalan
           
Daripada unit-unit sebelum ini kita telah mempelajari beberapa fungsi di dalam pengurusan dan fungsi terakhir adalah pengawalan. Fungsi inilah yang kita akan pelajari sekarang. Pengawalan adalah amat penting bagi sesebuah organisasi dalam menjayakan strategi perancangan mereka ke arah mencapai matlamat yang telah ditetapkan.

10.1 Definisi
Terdapat beberapa definisi yang telah dikenal pasti, di antaranya:

a)         Pengawalan ini boleh didefinisikan sebagai satu proses di mana pengurus memastikan aktiviti yang sebenar ( yang dijalankan) sama sepertimana yang telah dirancangkan dan mengambil tindakan pembetulan bagi memperbaiki kesilapan untuk mencapai objektif yang telah ditetapkan.

b)         Mengikut Robert J Mockler ( 1972 ) kawalan pengurusan adalah suatu usaha yang sistematik untuk menetapkan piawai-piawai prestasi agar selari dengan rancangan matlamat, untuk mereka bentuk sistem Maklum balas.

10.2 Keperluan Pengawalan
           
Terdapat empat sebab kenapa pengawalan perlu dilakukan di dalam sesebuah organisasi.

a)      Perubahan  dalaman dan luaran organisasi.
Organisasi sentiasa berubah di sebabkan oleh perubahan-perubahan yang berlaku dipersekitaran luaran. Kos pembuatan dan buruh sentiasa berubah, pasaran kerap berubah, citarasa pengguna berubah, barang baru sentiasa muncul yang menyebabkan pengurus mesti peka terhadap perubahan-perubahan tersebut. Pengurus dan kakitangan sentiasa bertukar, peraturan baru dikeluarkan dan pelbagai perubahan lagi yang berlaku dalam organisasi memerlukan pengurus sentiasa mengawasi perubahan-perubahan tersebut.

b)      Kekusutan
Semakin besar dan berkembang organisasi tersebut akan menyebabkan kakitangan semakin ramai dan kerja-kerja akan bertambah. Ini akan meyukarkan tugas pengurus dan memerlukan kawalan dilakukan supaya semua aktiviti berjalan dengan lancar dan tiada pertindihan tugas berlaku. Faktor pemencaran juga memerlukan kawalan dilakukan supaya tidak berlakunya penyalahgunaan kuasa.

c)      Kesilapan
Semua manusia tidak lepas daripada melakukan kesilapan. Disebabkan oleh kelemahan yang ada pada setiap manusia maka pengurus tidak boleh mengandaikan semua pekerja tidak akan melakukan kesilapan. Dengan adanya kawalan pengurus dapat memperbaiki kesilapan yang mungkin dilakukan oleh pekerja dan kesilapan tersebut mestilah diperbaiki sebelum ianya menjadi bertambah besar dan tidak mungkin dapat diperbaiki lagi.

d)     Delegasi
Meskipun pengurus mengagihkan kuasa dan tanggungjawabnya kepada pekerja tetapi ia tidak boleh lepas tangan kerana mereka masih lagi bertanggunggan ke atas setiap tugas  yang dilakukan oleh pekerja. Bagi memastikan setiap pekerja melaksanakan tugas yang telah diserahkan dengan sempurna maka pengurus perlu mengawasi tugas-tugas yang dilakukan supaya tidak lari daripada yang telah dirancangkan. Pengurus tidak akan dapat mengawasi pekerjanya tanpa adanya satu sistem pengawalan yang berkesan.

Untuk melaksanakan sistem pengawalan yang berkesan pengurus perlu mengetahui tahap kawalan betul yang perlu dikenakan ke atas setiap pekerja. Tahap kawalan yang betul amat diperlukan kerana ia mempunyai kesan yang negatif apabila pengurus mengenakan kawalan yang terlalu ketat atau longgar.


Kawalan Ketat

Kawalan Longgar

1.      Pekerja memberontak
Pekerja membuat kerja sambil lewa
2.      Pekerja tertekan
Disiplin pekerja merosot
3.      Produktiviti rendah
Produkiviti rendah
4.      Hubungan antara pekerja dengan pengurus rendah. (tiada komunikasi berlaku)
Prestasi kerja merosot
5.      Berlaku gangguan emosi
Kerugian atau  pembaziran  sumber
6.      Prestasi kerja merosot
Masalah-masalah sosial


10. 3 Hubungan Pengawalan dan Perancangan

Fokus utama setiap organisasi ialah mencapai objektif yang telah ditetapkan dalam perancangan. Untuk memastikan objektif ini dicapai maka pengurus perlu sentiasa mengawal aktiviti-aktiviti yang dilakukan supaya tidak menyimpang daripada perancangan dan jika adanya penyimpangan atau kesilapan maka ianya dapat diperbetulkan dengan segera dan ini dapat membantu pencapaian objektif. Kawalan tidak dilakukan jika tiada perancangan kerana jika tiada perancangan maka tiada objektif yang hendak dicapai.


10.4 Proses Pengawalan

Untuk menjayakan sesuatu pengawalan kita perlu mengikuti proses yang ditetapkan. Terdapat 4 proses yang perlu dipelajari dan diikuti: 

Langkah 1: Menetapkan piawaian atau standard

Piawaian merupakan tahap ukuran bagi sesuatu perkara yang ingin dikawal. Di sini kita mesti tahu apakah standard yang perlu ditetapkan. Sebagai contoh piawaian bagi markah lulus untuk setiap pelajar adalah 50%.

Sekiranya pencapaian pelajar adalah di bawah 50% maka prestasi pelajar tersebut dianggapkan lemah.Terdapat beberapa cara untuk menetapkan piawaian :-
a)      Berdasarkan pengalaman yang lepas.
b)      Atas budi bicara pengurus
c)      Berdasarkan rekod-rekod dari organisasi yang lain
d)     Berdasarkan kepada kelengkapan
e)      Berdasarkan  kepada belanjawan  (budget)

Terdapat beberapa faktor dalam menetapkan piawaian:

a)   Tidak terlalu tinggi dan tidak terlalu rendah.
Kalau standard yang ditetapkan adalah terlalu terlalu tinggi berkemungkinan semua pekerja tidak dapat  mencapainya. Manakala sekiranya piawaian yang ditetapkan terlalu rendah akan mencerminkan kualiti yang rendah atau tiada kualiti.

b)   Mestilah melambangkan kepada kualiti.
Piawaian yang ditetapkan bukan sahaja dapat memperbanyakkan kuantiti tetapi juga dapat meningkatkan kualiti.

c)      Mestilah jelas atau diterima oleh setiap individu yang terlibat.
Piawaian yang telah ditetapkan itu mestilah difahami oleh setiap pekerja dan mereka mengetahui apa yang sepatutnya mereka capai.

d)     Bergantung kepada objektif organisasi
Sekiranya objektif organisasi berkehendakkan kualiti yang tinggi maka piawaian yan ditetapkan juga mestilah menekankan kepada peningkatan kualiti. 

Langkah 2: Mengukur prestasi sebenar.

Pengurus perlulah membuat pengukuran ke atas prestasi pekerja  secara berterusan bagi memastikan tiada kesilapan yang dilakukan sepanjang aktiviti dijalankan.
Contohnya mengukur prestasi pelajar melalui kuiz, ujian, tugasan dan projek  secara berterusan daripada awal sehingga akhir semester. 

Langkah 3: Buat perbandingan antara prestasi dengan piawaian yang telah ditetapkan.

Setelah mengetahui prestasi sebenar yang telah dicapai ianya harus dibandingkan dengan piawaian yang telah ditetapkan . Ini bertujuan untuk mengetahui samada prestasi yang ditunjukkan mencapai piawaian yang ditetapkan atau tidak. Jika telah mencapai piawaian maka bolehlah dikatakan organisasi itu adalah di bawah kawalan. Sekiranya tidak mungkin terdapat kesilapan yang perlu diperbetulkan.

Contohnya, markah kerja kursus pelajar yang mendapatkan markah 35 maka  prestasinya dikatakan cemerlang dan  melebihi piawaian, jika markah 25, prestasinya adalah  memuaskan, dan mereka yang mendapat markah kurang dari 20, maka  prestasinya di anggap lemah.
Setelah membuat perbandingan, kita dapat tahu 3 keadaan :-
a)      Prestasi sama dengan piawaian.
b)      Prestasi melebihi apa yang ditetapkan dalam piawaian.
c)      Prestasi kurang daripada piawaian yang ditetapkan.

Langkah 4: Memperbetulkan kesilapan.

           Sekiranya organisasi tidak mencapai tahap piawaian yang telah ditetapkan maka pengurus perlu mengenal pasti punca-punca yang menyebabkan berlakunya keadaan tersebut.
Pengurus boleh mengatasi keadaan ini berdasarkan kepada beberapa cara.
a)      Menyemak dari segi piawaian.
Mungkin piawaian terlalu tinggi menyebabkan pekerja tidak boleh capai.
b)      Memperbaiki kesilapan.
Samada memperbaiki kesilapan mesin @ memperbaiki kesilapan pekerja.

10.5 Prinsip-prinsip kawalan yang berkesan:

Di dalam sesebuah organisasi, kita perlu tahu apakah prinsip-prinsip yang menentukan sesuatu kawalan itu berkesan atau tidak. Di antara prinsip tersebut adalah:

a) Fleksibeliti

Suatu kawalan yang ditetapkan perlulah ada kelonggaran dan ia  boleh diubahsuai dari semasa ke semasa. Di mana kawalan yang dikenakan akan mengikut keadaan dari masa ke semasa. Contohnya fleksibeliti ke atas menetapkan piawaian, di mana pengurus boleh menaikkan ataupun merendahkan piawaian berdasarkan kebolehan dan kemampuan pekerja pada masa tersebut.

b) Ketepatan

Kita perlu ada maklumat-maklumat benar, sahih, tepat dan  boleh dipercayai. Kita juga tidak boleh menyembunyikan apa-apa fakta atau memberi fakta yang salah untuk mendapatkan kawalan yang berkesan. Contohnya pengurus perlu  menerangkan kepada  pekerja apa yang perlu dilakukan, apa yang telah dilakukan.Walaupun sesetengah fakta-fakta perlu dirahsiakan untuk kepentingan organisasi, tetapi maklumat-maklumat tertentu perlu diberitahu dengan tepat untuk mengelakkan kekeliruan dan salah faham.

c)   Ketepatan masa

Kita dapat maklumat tersebut pada masa yang betul, pada tempat yang sesuai.
Maklumat diberi pada masa yang memerlukan.
“Do the thing at the right place and the right time”.

d) Fokus kepada perkara penting

Aktiviti yang dikawal mestilah yang penting sahaja dan fokus kepada :- 
·         Prestasi-sekiranya organisasi mahukan peningkatan kerja pekerja.
·         Pekerja-sekiranya organisasi mahukan pekerja mempunyai tingkahlaku yang baik.

e) Penerimaan oleh ahli organisasi

·         Perkara yang dikawal mestilah dipersetujui oleh ahli organisasi. Contohnya masa bekerja dari pukul 8.00 pagi hingga 4.00 petang, semua orang mesti bersetuju untuk datang bekerja pada waktu tersebut.

10.6 Teknik atau  Mekanisma yang digunakan dalam pengawalan.

Apakah yang seringkali dikawal oleh organisasi? Terdapat dua perkara yang selalunya dikenakan kawalan dalam organisasi :-

a) Kawalan output atau Kawalan prestasi

Kawalan  ini digunakan untuk melihat hasil atau prestasi atau hasil sebenar yang ditunjukkan oleh pekerja.
Mengukur dari aspek:

i)    Kecekapan
Di mana melalui kawalan pengurus mendapat gambaran setakat mana cekap pekerja-pekerja.

ii)   Kualiti / mutu
Kawalan juga dapat mengetahui samada prestasi itu telah mencapai kualiti yang telah ditetapkan.
Kawalan juga dapat menjaga mutu untuk menjamin standard yang telah ditetapkan

         iii ) Mendapat maklum balas dari pekerja
Dengan adanya kawalan pengurus dapat  memastikan samada semua aktiviti pekerja dapat berjalan dengan baik atau menghadapi masalah semasa menjalankan aktiviti tersebut.

b) Kawalan tingkah laku

Ia dijalankan bertujuan untuk memastikan tingkah laku pekerja selaras dengan apa yang ingin dibentuk oleh organisasi.

Ia dilaksanakan agar organisasi tidak menghadapi dengan pekerja yang menimbulkan masalah atau mempunyai tingkah laku yang tidak diingini seperti ponteng kerja, malas, datang lewat, kerja sambil lewa, tidak amanah, dedahkan rahsia syarikat, selalu buat kesilapan atau cuai, tidur tempat kerja, tidak bertanggungjawab, khayal masa kerja dan sebagainya.

Bagi melaksanakan kedua-dua kawalan tersebut kita perlu menggunakan teknik-teknik yang tertentu seperti jadual di bawah:

Kawalan output atau  prestasi

Kawalan tingkah laku

1) Belanjawan
     - di mana belanjawan yang lebih besar, kita harapkan prestasi juga adalah lebih baik, begitu juga dari segi mutu dan maklum balas.
1) Penilaian prestasi
     - kalau nilai prestasi automatik tingkah laku juga baik iaitu dari yang tidak baik berubah kepada baik.
2) Kawalan Mutu
2) Peraturan
     - membentuk satu disiplin diri kepada pekerja-pekerja.
3) Kawalan  Inventori
3) Penyeliaan
4) Penyata kewangan
4) Nisbah Prestasi
5) Reka bentuk operasi
     - di mana pengurus hendak merancang untuk menentukan sesuatu kerja itu dihasilkan.



2 comments :